151.5.4 Referentielijsten[//]

Referentielijsten worden gebruikt bij de automatische aanmaak van indextermen (bijv. voor auteursnamen met voorvoegsels zoals van den broek, 't hart, de la fontaine). De ingangen in deze lijsten zorgen er voor dat er additionele ingangen in de index zijn.

In feite zijn referentielijsten dus het tegenovergestelde van stopwoordenlijsten. Maar:
Wanneer er een algemene stopwoordenlijst is waarop het Franse lidwoord "LA" voorkomt, dan zorgt dit er voor dat deze term wordt genegeerd bij het indexeren en zoeken naar 'la maison'. Wanneer er ook een referentielijst voor auteursnamen is waarop ook het Franse lidwoord "LA" voorkomt, dan betekent dit dat u kunt zoeken op de auteur "la fontaine". en deze als gehele term vinden.

Deze zijn ook taalafhankelijk (zie hierboven bij stopwoordenlijsten voor een uitleg).

Als een referentielijst eenmaal gedefinieerd is, kan deze geassocieerd worden met een mechanisme set.

151.5.5 Restricties[//]

In deze sectie zijn de definities opgenomen van de restricties die als zoekbeperker kunnen worden gebruikt. Er zijn 11 restrictie-indexen, u kunt zelf geen nieuwe toevoegen of een bestaande verwijderen. Wel kunt u de verwoording aanpassen en aangeven of de restrictie-index in gebruik is.

Wanneer een restrictie niet 'in gebruik' is, zal deze niet verschijnen als optie op het bibliografische zoekscherm in AFO's 111, 211, 311, 421 enz.

De beschikbare restricties zijn:

·                Taal: de taal van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 101 voor Smart format en tag 008, ofwel tag 041 voor MARC21)

·                Gepubliceerd in of voor: de publicatiedatum van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 210 voor Smart format en tag 008, ofwel tag 260 voor MARC21)

·                Gepubliceerd in of na: de publicatiedatum van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 210 voor Smart format en tag 008, ofwel tag 260 voor MARC21)

·                Locatie: de locatie code die onderdeel is van het plaatskenmerk van de titel

·                Materiaalsoort: de aard van het werk die onderdeel is van het plaatskenmerk van de titel

·                Invoerdatum: de datum waarop de titel aan de database werd toegevoegd, als opgeslagen in de technische informatie van het record

·                Aantal pagina's: de paginering van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 215 voor Smart format en tag 300 voor MARC21)

·                Bibliografisch type: het bibliografische type (d.w.z. 1 – 6), als opgeslagen in de technische informatie van het record

·                Sublokatie:de sublocatie code die onderdeel is van het plaatskenmerk van de titel

·                Prijs: de prijs van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 010 voor Smart format en tag 020 voor MARC21)

·                     Lange datumformaat: Dit wordt gebruikt voor een speciaal gedefinieerd formaat. Het heeft geen effect op standaard bibliografisce records (in Marc21, Unimarc of Smart format). Dit kan gebruikt worden wanneer er een veld in het formaat is gedefinieerd als tekst in het formaat JJJJMMDD

·                Zichtbaar in WebOpac: de WebOpac zichtbaarheidsvlag (handmatig ingesteld), als opgeslagen in de technische informatie van het record

·                Record status: de record status (handmatig ingesteld), als opgeslagen in de technische informatie van het record

151.5.6 Partiële indexen[//]

Het deelindex-principe houdt in dat het V-smart systeem resultaten kan aanbieden aan de gebruiker op basis van materiaalsoort en de locatie waar deze gebruiker zich bevindt. Om dit te bewerkstelligen houdt het systeem op basis van aard van het werk en/of locatie bij in welke deelindex een titel valt.

Dit werkt als volgt. Stel uw bibliotheek heeft duidelijk onderscheiden jeugd- en volwassenen-afdelingen (mede vormgegeven in de aarden van het werk) , en u wilt deze als afzonderlijke catalogi aanbieden aan het publiek.

·                - De bibliotheek heeft instelling BIB en vestigingen A, B en C

·                - Er is sprake van aarden van het werk waarbij een jeugd- en volwassenen onderscheid is gemaakt op basis van een kenmerk in de code van het aard van het werk. B.v. JST (jeugd studieboeken), VST (volwassenen studieboeken), JL (Jeugd leesboeken) VROM (Volwassenen romans).

Configuratie

De belangrijkste stap is om te gaan naar Indexen – Indexen en daar te klikken op Definieer algemene properties voor alle indexen. Op dit scherm moet u de optie Partial indexes Aanvinken. Als u dit niet doet, heeft het configureren van deelindexen geen effect.

Vervolgens kunnen de deelindexen te worden geconfigureerd. Voer een nieuwe deelindexdefinitie in, waarbij u voor de naam het beste een korte code kunt kiezen (b.v. CENJ CENV, TOTV, etc). Kies ook het bestand waarvoor de deelindex bedoeld is. Wanneer de gegevens zijn ingevuld verschijnt uw nieuwe deelindex code in de lijst. Selecteer de code om deze verder te configureren.

U kunt nu een combinatie maken van aarden van het werk met locaties. Een paar voorbeelden van deelindexen:

·                Een deelindex voor alleen de gehele collectie van filiaal A:

-                                    - Bij locatie kiest u BIB/A

-                                    - Bij materiaaltype kiest u *

·                Een jeugdcatalogus voor filiaal B:

-                                    - Bij locatie kiest u BIB/B

-                                    - Bij materiaaltype kiest u alle aarden van het werk die betrekking hebben op de jeugd

·                Een volwassenencatalogus die alle filialen overspant:

-                                    - Bij locatie kiest u BIB/*

-                                    - Bij materiaaltype kiest u alle aarden van het werk die betrekking hebben op de volwassenencollectie.

Werk op deze manier alle deelindexen af. U hoeft voor een “complete” catalogus (gehele instelling)  geen aparte deelindex aan te maken; hiervoor biedt u een profiel of zoekoptie aan zonder gebruikmaking van deelindexen.

Merk op dat het dus aan te bevelen is om in de aarden van het werk een goede scheiding te hebben tussen jeugd- en volwassenenmaterialen wanneer u een dergelijke scheiding ook in de deelindexen wilt aanbrengen.

Opbouwen deelindexinformatie

Om de aangebrachte deelindexen ook daadwerkelijk actief te maken, spelen een aantal zaken mee. Allereerst moet bij iedere titelbeschrijving en bij iedere authority worden opgeslagen voor welke deelindex dit item relevant is. Hiervoor is een complete herindexering van het systeem noodzakelijk, waarbij u tijdens het starten van de herindexering in AFO 157 de optie “herbouw deelindexinformatie voor het indexeren” moet activeren. Nu zal, alvorens het daadwerkelijke indexeren begint, eerst per titel en authority worden bekeken tot welke deelindex(en) deze behoort. Deze informatie wordt ook bij iedere titel en authority opgeslagen, ten behoeve van de indexen die na deze stap gebouwd gaan worden.

Herindexeren

Er is een aparte index voor deelindexen gedefinieerd. De definitie is gelijk aan die van een restrictie-index; kies voor deze index de restrictie voor partiële indexen. U moet geen subvelden voor deze index definiëren.

Aangezien de deelindex-informatie gedefinieerd is als een (één) aparte index, is het in een dergelijk geval alleen maar noodzakelijk om die ene index te herbouwen. Merk op dat dit alleen kan wanneer u reeds eerder de deelindex-informatie heeft opgebouwd (zie “opbouwen deelindexinformatie”). Wanneer dit nog niet is gebeurd (u begint b.v. voor het eerst aan deelindexen) zal er wel eerst een complete herindexering moeten worden uitgevoerd, waarbij deze nieuwe index voor deelindex-informatie wel gedefinieerd moet zijn.

Wanneer er eenmaal deelindexen zijn gedefinieerd, wordt deze informatie automatisch bij iedere nieuw ingelezen of ingevoerde titel en authority opgeslagen. Theoretisch is na het aanmaken van de deelindexcodes in AFO 151 dus slechts eenmalig een opbouw van de deelindex-informatie noodzakelijk door middel van een totale herindexering.

151.5.7 Karakterlijsten[//]

In karakterlijsten kunt u een lijst met karakters definiëren die gebruikt kan worden als onderdeel van een mechanisme set (zie hierboven). Wanneer u de mechanisme lijst ReplaceCharacter gebruikt, dan worden alle karakters gedefinieerd in de lijst vervangen door een spatie. Wanneer u de mechanisme lijst RemoveCharacter gebruikt, dan worden alle karakters gedefinieerd in de lijst verwijderd uit de te indexeren string.

151.5.8 Sorteren[//]

Het is mogelijk om in de WebOpac het zoekresultaat door de klant te laten sorteren, met behulp van hyperlinks boven de kolommen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de bijbehorende sorteerindexen gedefinieerd zijn. U kunt deze definities echter niet zelf maken. Wel kunt u aangeven welk profiel er gebruikt moet worden voor de sortering.

Tevens is het van belang dat u van hieruit de optie Herbouw sorteer-indexen gebruikt nadat u de betreffende definities in de WebPreferences heeft gemaakt.

151.6 Relaties[//]

Een relatie is de koppeling die u kunt aanbrengen tussen een bepaald bibliografisch record in de database en een bepaald ander record in dezelfde database.

In het hier afgebeelde schema ziet u drie lagen: de serie, de delen en de onderdelen. Een bibliografische beschrijving kan bijvoorbeeld de titel van een serie bevatten; het zal dan relaties hebben naar de bijbehorende deelbeschrijvingen. Op zijn beurt heeft dan elk van de deelbeschrijvingen relaties naar de seriebeschrijving; deze relatie is dan de zogeheten wederkerige relatie (in het Engels: reciprocal relationship). De deelbeschrijvingen kunnen ook relaties hebben van een ander type, bijvoorbeeld naar onderdeelbeschijvingen zoals tijdschrijftartikelen, beschrijvingen van muziektracks op een CD, e.d. Ook hier geldt dat de relaties ook wederkerig worden aangebracht.

De relaties zijn in het afgebeelde schema met de pijlen aangegeven. Het is belangrijk te weten dat een relatie tussen records kan worden aangebracht vanaf een lager niveau naar een hoger niveau, of van een hoger niveau omlaag – de keus is aan u. En ook belangrijk om te weten is dat een een wederkerige relatie automatisch wordt aangebracht.

VubisSmart onderhoudt een lijst van relatietypen. Het overzicht van die lijst ziet u in het venster dat verschijnt als u kiest voor AFO 151 -> Relaties. Deze kunt u aanvullen met eigen relatiesoorten indien nodig.

Als u dubbelklikt op een van de gedefinieerde relatietypen in de lijst verschijnt een dialoogvenster waarin u de eigenschappen van de relatie kunt definiëren.